En la obra trabajan doce personas y el sistema tiene tres usuarios.

No es que los otros nueve no lo necesiten. Es que cada usuario cuesta una licencia al mes, y alguien hizo la cuenta: el residente, el administrador y el dueño. El que recibe el material, el que lleva la bitácora y el que pide la herramienta siguen en papel, y uno de los tres pasa todo al sistema al final del día. O al final de la semana.

El cobro por usuario parece justo, pero empuja justo a lo contrario de lo que buscas: que menos gente use el sistema. Y un sistema que alimentan tres personas con lo que les cuentan las otras nueve es, en el fondo, captura atrasada.

Antes de contratar cualquier software conviene preguntar cuánto cuesta cuando lo usa todo el equipo, no solo quien lo compra. En un sistema a la medida eso se decide de entrada: que el precio no dependa de cuántas personas entran.